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Comment trouver son prestataire d’externalisation de paie ?

L’externalisation se présente comme l’une des meilleures solutions pour les entreprises qui souhaitent se recentrer davantage sur les activités à forte valeur ajoutée. Cette pratique permet de bénéficier de compétences spécifiques et de gagner beaucoup de temps. Comment cela se passe dans le domaine de la paie, et comment sélectionner le bon partenaire ?

En quoi consiste l’externalisation de paie ?

En optant pour une externalisation de paie, l’entreprise s’oriente vers un processus complet qui lui permet de confier cette activité un prestataire extérieur. L’intervention de ce dernier consiste essentiellement à s’occuper de l’établissement des bulletins de paie, des déclarations auprès des organismes sociaux tels que l’URSSAF et des caisses de retraite, de la gestion des contrats de travail et du suivi du droit à la formation.

Un prestataire en externalisation de paie s’assure que son client respecte les différentes normes en vigueur en matière de paiement, que celles-ci sont anciennes ou récentes. Il se tient donc constamment au courant de l’évolution dans le domaine législatif pour éviter que l’entreprise des erreurs qui peuvent coûter à celle-ci plusieurs milliers d’euros. Par ailleurs, ce partenaire peut accompagner le donneur d’ordre lors d’un contrôle de l’URSSAF.

Une externalisation de paie a un mécanisme assez simple, dans la mesure où l’entreprise qui décide de confier la gestion de sa paie à un professionnel peut se décharger de nombreuses tâches compliquées et chronophages. En effet, à la fin de chaque mois, elle n’a qu’à transmettre au prestataire les données relatives à la paie de chacun de ses salariés. Les données en question sont notamment liées au nombre de jours de vacances ou de congé, aux évolutions de changements de salaire, aux absences non justifiées et au nombre de tickets repas. Le prestataire traite ces donnés et les renvoie à son client les éléments de paie par mail, courrier ou coursier. L’entreprise n’à plus qu’à imprimer les bulletins de paie et à effectuer les paiements des salaires par virement ou par chèque.

Les critères de choix d’un prestataire en externalisation de paie

Cela va sans dire que dans une entreprise, précisément dans le domaine de la gestion des ressources humaines ou du personnel, la paie est un élément très important. Cela demande du temps et des compétences spécifiques. Lorsque l’entreprise se sent dépassée par cette activité, elle peut l’externaliser entièrement ou totalement. Naturellement, la prudence est de mise en la matière, et elle doit choisir avec soin son prestataire en externalisation de paie.

Pour y arriver, le chef d’entreprise doit absolument tenir compte d’un certain nombre d’éléments, car les prestataires, tout comme leurs compétences, sont nombreux. En réalité, il existe deux grandes catégories de sous-traitants dans ce domaine : les cabinets d’expertise comptable et les entreprises spécialisées. En s’orientant vers un cabinet d’expertise comptable, l’entreprise a la possibilité de bénéficier d’une excellente maîtrise des calculs et des chiffres, ce qui garantit la fiabilité des montants, un meilleur niveau de sécurité et une certaine proximité.

En contactant une entreprise spécialisée, l’entreprise profite d’une meilleure connaissance du métier, de services de qualité sur mesure et d’une bonne maîtrise du processus de gestion. Une telle entreprise offre également un niveau de sécurité acceptable, mais il convient de bien se renseigner sur ce point. Par ailleurs, elle peut intervenir dans le recrutement des collaborateurs. Pour faire son choix entre ces deux types de partenaires, il importe de se baser sur ses réelles exigences en termes de prestations associés ou de proximité, par exemple.

Autre critère à prendre en compte dans le choix d’un prestataire en externalisation de paie, le nombre d’années d’expérience de celui-ci, ses références et son historique. Le plus simple, c’est de se renseigner sur les missions qu’il a déjà réalisées. S’il s’agit d’une collaboration sur le long terme, il peut être nécessaire de partager les mêmes convictions et valeurs avec ce partenaire. Les relations ne peut que se retrouver améliore, car la pratique de l’externalisation dans les règles de l’art se traduit également par un savoir-faire, un savoir-vivre et un savoir-être au quotidien.

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